La fel ca in multe alte domenii, domeniul IT este ‘dependent’ de un Project Manager, care sa fie in permanenta implicat alaturi de echipa, sa stie ceea ce face, cand anume trebuie sa actioneze si cum. Sarcinile unui manager de proiect si realizarea eficienta a lor influenteaza atat echipa, cat si asteptarile clientilor.

Nu sunt putine cazurile in care beneficiarul solicita un anumit serviciu, iar prestatorul livreaza acel serviciu, insa nici pe departe la nivelul asteptarilor clientului.  Datorita acestei erori, clientii raman nemultumiti, dezamagiti de colaborare, de proiect și de echipa. Pana la urma, cine isi doreste ca un client sa iasa pe usa biroului nemultumit?

Misiunea managerului de proiect este tocmai aceasta: de a elimina și cel mai mic risc ca un client/colaborator sa fie nemultumit, tinand sub control toate aspectele ce tin de realizarea proiectului.

Dar, pe langa aceasta misiune, managerul de proiect are mai multe atributii:

Sa capete încrederea clientului

De ce sa faca asta? Este singurul mod prin care relatia dintre client si project manager poate sa fie una deschisa, prin care fiecare sa isi poata spune punctul de vedere. Mai mult decat atat, din momentul in care clientul incepe sa aiba incredere in PM, va accepta mult mai usor sfaturile și sugestiile pe care acesta i le ofera, va întelege ca sunt in totalitate pentru buna functionare a proiectului si totodata pentru ca la final munca amandurora sa fie pe masura asteptarilor.

Sa stabileasca bine pasii pentru intregul proiect

Acest task este unul definitoriu in bunul demers al proiectului, si este strict responsabilitatea  project manager-ului. Cel mai important aspect aici, este stabilirea clara a situatiei initiale, de la care se porneste si a situatiei unde se doreste sa se ajunga. Dupa definirea acestora, se va stabili pas cu pas intregul demers al proiectului, cu o atentie sporita pentru a nu se omite nici un element, omitere care ar putea duce la intarzieri in realizarea proiectului, necesitatea unui buget suplimentar sau existenta unui client nemultumit.

Sa faca calculele proiectului si sa analizeze atent toate costurile necesare pentru desfasurarea acestuia in parametrii optimi

Aceasta este una dintre sarcinile unui manager de proiect, sarcina care trebuie stabilita impreuna cu echipa de vanzari, dupa o discutie anterioara cu echipa tehnica.

Pentru a se face un calcul exact și a nu exista riscul ca un proiect sa fie supraevaluat sau subevaluat, se vor lua in calcul toate resursele necesare desfasurarii proiectului (ex: personal, instrumente, aparatura, utilitați, numar de ore, taxe, impozite etc.)

Sa previna riscurile care pot aparea pe intreaga perioada a desfasurarii proiectului

Chiar daca a gresi e omeneste, in aceste cazuri o mica greseala/eroare poate duce la nerespectarea pasilor proiectului, la prelungirea si depasirea termenului de executie cat si al bugetului stabilit. Este foarte important sa se semnalizeze etapele considerate critice, sa se monitorizeze constant evolutia si demersul acestor etape si sa se avertizeze echipa in cazul in care ceva nu merge conform planului.

Sa comunice cu echipa si sa dea task-uri clare pentru fiecare membru implicat in proiect, cu termen de realizare stabilit

Pentru bunul demers al proiectului, o abilitate importanta a project manager-ului este comunicarea. Acesta trebuie sa comunice permanent cu membrii echipei, sa le faca cunoscut permanent scopul proiectului, etapele, punctele de reper si timpul de realizare al sarcinilor. De asemenea, pentru o desfasurare buna a proiectului, managerul de proiect va comunica direct cu echipa si se va asigura ca isi corecteaza membrii echipei atunci cand gresesc sau ii instiinteaza atunci cand rezultatul trebuie ameliorat.

Sa foloseasca un soft de gestiune cu intreaga echipa, astfel incat task-urile sa fie clare pentru fiecare membru

Un mod de a transmite informatiile clar si concis, precum si de a sustine comunicarea in echipa este folosirea unui soft pentru gestiunea proiectelor si sarcinilor membrilor echipei. Acesta va facilita organizarea si va ajuta membrii echipei sa fie la curent cu sarcinile primite, deadline-uri si statusul proiectului.

Sa cunoasca valoarea fiecarui membru din echipa (cat stie, cat de repede poate realiza un task, cat timp isi dedica pentru research etc)

Cunoasterea valorii fiecarui membru al echipei de catre project manager duce la o buna gestiune a sarcinilor din proiect si la facilitarea increderii in fiecare membru. Membrul unei echipe nu poate livra un rezultat bun, atunci cand nu exista sustinere din partea echipei. Astfel este vital pentru realizarea obiectivelor proiectului ca managerul de proiect sa isi cunoasca bine echipa si sa o sustina si incurajeze.

Sa monitorizeze calitatea proiectului in fiecare stadiu al acestuia

Printre sarcinile unui manager de proiect se regaseste si monitorizarea calitatii proiectului. Monitorizarea proiectului si a desfasurarii lui asigura atat prevenirea situatiilor de criza care pot sa apara, cat si gestionarea lor in faza de implementare. Aceasta monitorizare face, de asemenea, posibila colectarea informatiilor necesare pentru luarea deciziilor in ceea ce priveste imbunatatirea performantei proiectului.

Sa gestioneze situatiile tensionate cu calm

In cazul desfasurarii proiectelor si a fluctuatiei evenimentelor care pot sa apara, un element ce este adus in cazul beneficiarilor, dar si al echipei de conducere este stresul cu respectarea termenelor si etapelor stabilite, precum si incadrarea in buget si motivarea membrilor echipei. Modul de gestiune al acestor perioade stresante si al evenimentelor aparute neasteptat are o influenta majora asupra succesului realizarii obiectivelor proiectului. Astfel, o abilitate importanta a managerului de proiect este capacitatea de a gestiona situatiile de criza cu calm.

Sa urmareasca si sa atinga cele 4 obiective: calitate superioara, testarea fiecarei sectiuni, client fericit, finalizarea la timp;

Indiferent de evenimentele neprevazute care apar in cadrul proiectului, un manager de proiect nu trebuie sa uite de obiectivele ce fac proiectul sa fie un succes. Realizarea proiectului si monitorizarea lui de catre project manager presupune asigurarea unui echilibru de atingere a celor patru obiective. Pana la urma, nu este dorit de nimeni a se realiza ceva la o calitate superioara, daca acest lucru nu este finalizat la timp si invers.

A fi project manager, prin urmare, nu este chiar o sarcina usoara. In linii mari, un manager de proiect eficient si profesionist trebuie sa aiba viziune, sa fie deschis la oportunitati, sa fie comunicativ si capabil sa ia decizii proactive.